12 Pasos para una reunión efectiva (+ eBook Gratis).

Actualizado: ene 19

Por dónde comenzar a organizarte para facilitar una reunión exitosa.



Una reunión efectiva es un ejercicio de organización, conexión, responsabilidad y enfoque. Cualquiera puede hacer una reunión, pero pocos pueden mantener buen control y alto aprovechamiento en ella. De modo que mi objetivo en este artículo sobre los 12 pasos para una reunión efectiva- es regalarte algunas guías que estoy segura que te van a funcionar para que organices exitosamente una reunión profesional.


Como siempre, también incluyo un recurso para que descargues gratis con las guías que aquí te escribo + algunas plantillas y ejemplos que te van a facilitar la organización y te ahorran tiempo de creación. (Descarga gratis Las mejores prácticas de reuniones efectivas).


He facilitado desde programas completos presenciales y virtuales –hasta- reuniones informativas o de seguimiento de una hora y he descubierto que los principios son los mismos. Lo único que varía es el marco de tiempo que invierto en cada una de ellas. ¡Aquí van!

Antes de la reunión:


1. Determina el propósito y la duración de la reunión. Prepárate con anticipación para que tengas claro todo lo que va a requerir llevar a cabo esa reunión en términos de materiales y elementos de presentación.


2. Prepara una lista de asistencia con las personas que esperas. Esto te sirve para muchos propósitos, en especial para que los asistentes se sientan esperados y bienvenidos. Además, envías un mensaje de buena organización.


3. Prepara a los asistentes antes de la reunión. Envíales vía email un mensaje de preparación. El propósito es que ellos conozcan con exactitud lo que necesitan para llegar listos a la reunión anunciada. También es una manera efectiva para hacer recordatorios de horarios, tiempo de duración, lugar, las mejores prácticas para aportar y recibir información valiosa durante la reunión.


4. Diseña una hoja con “acuerdos o reglas de la casa” para darle a los asistentes sentido de pertenencia a la reunión. Incluye información sobre lo que deben hacer para que la reunión fluya sin tropiezos y apoye al bienestar colectivo en el proceso. (Descarga gratis Las mejores prácticas de reuniones efectivas).



Esto es importante porque el resultado de la reunión no será la misma si todos se refieren a este evento como “tu reunión” o “la reunión”. Integrando todas las prácticas que aquí te incluyo, verás como irán de “la reunión” –a- “nuestra reunión”. Beneficios de hacer esto:


  • Todos se hacen partícipes de cada tema.

  • Todos se encargan de que la reunión se lleve en tiempo.

  • Todos se encargan de que la reunión se mantenga en tópico.

  • Todos se encargan de que la agenda de la reunión se cumpla.

  • Todos se encargan de que la reunión sea un éxito.

  • Aunque eres la persona que organiza, modera o facilita el espacio, todos apoyan a que el tiempo invertido valga la pena.

Durante la reunión


5. Crea altas expectativas. Preséntate con buena energía, habla de ti como si estuvieras en una conversación y habla de los temas sabiendo que tendrán alto impacto en cada uno de ellos. Comparte la meta de la reunión, lo que los asistentes se van a llevar, rétalos amigablemente a que aporten sin miedo, recompensa la buena participación, inspíralos,

Haz la reunión entretenida y alegre sin perder formalidad.


6. Mantén la puntualidad. Comienza y finaliza en punto. Pide un voluntario entre los asistentes que se haga responsable de mantener al grupo y la reunión en tiempo. Esta práctica crea una dinámica inclusiva entre los participantes y apoya a fomentar el sentido de pertenencia a la reunión.


7. Maneja el tiempo en el proceso. Establece tiempo para cada tópico, anticipa cualquier elemento que pudiera desviarte del tiempo establecido. (interrupciones, llamadas, habladores, comentarios), Establece marco de tiempo para comunicar informes, demostraciones o tocar base con resultados.


8. Maneja la reunión siempre con el propósito en mente para mantener el enfoque y te mantengas en tópico. Todo lo que traigas a la mesa debe tener relación con el tema en discusión. Vigila por desvariaciones de temas que puedan consumir tiempo valioso y re-enfoca elegantemente para mantener la reunión productiva.


9. Reserva tiempo para preguntas. Personalmente me gusta ir respondiendo las preguntas que surgen al momento. Prefiero tomar ventaja del momento de curiosidad para desvanecer dudas sobre el tema en discusión- y anticipar cualquier posible pregunta relacionada al tópico que estoy respondiendo.


Por supuesto, si prefieres responder todas las preguntas al final, también es válido.


Al final de la reunión


10. Haz un resumen antes de finalizar. Provee un breve resumen de los temas más importantes de la reunión, refresca la información y los recursos más importantes que hablaron en el transcurso de la reunión. Refresca las tareas en caso que se hayas asignado algunas y las acciones de seguimiento a esas tareas.


11. Anuncia la fecha, hora, lugar y propósito de la próxima reunión.


12. Agradece la atención, la puntualidad y la asistencia de los participantes. Comunícales tu agradecimiento y reconócelos por haber participado activamente.

Recuerda que no existe NADA como la preparación con tiempo para tener excelencia. La excelencia es una cualidad profesional que te hace ganar la admiración de tu equipo de trabajo, superiores o colegas. Toma tiempo para prepararte y asegurarte que tu mensaje sea claro, congruente con tus palabras y acciones. Organízate para que la reunión fluya con pocos o ningún contra-tiempo. Confía en ti.


¡Voy a ti!



  • Pinterest
  • Facebook
  • Instagram
Pink Alloy Tu Tienda
COPYRIGHT © 2020· SZExpert | Privacy Policy
MASTERMIND GROUPS • LIDERAZGO TRANSFORMACIONAL + RECURSOS