Cómo manejar sesiones de coaching efectivas por teléfono.

Actualizado: 30 de dic de 2019

Material Bono: Hoja del Coach- descárgalo aquí.

Aparte de email coaching, te aseguro que ésta- de todas las estrategias que he utilizado para manejar mis sesiones de coaching ha sido la más importante y te voy a decir por qué:

  • Porque no requiere recorrer distancias. Lo cual no incurre en otras inversiones asociadas a eso como gasolina ni tiempo de viaje ida y vuelta. Sólo necesitas un teléfono, tu jornal de apuntes para tu sesión y ¡todo listo! Por supuesto, hay algunos otros detalles que siempre recomiendo para que cumplas con las expectativas de tu cliente y de lo que esperado de la llamada de coaching. Es justo lo que te voy a compartir en este artículo. Sólo sigue leyendo.

  • Optimiza mi tiempo disponible. En persona una sesión de una hora no es realmente de una hora. Cuando lo miramos el marco de tiempo dedicado- se convierte en una reunión de tres horas por el tiempo aproximado que toma recorrer la distancia (tomando en cuenta factores de tráfico) entre donde estás y donde será la reunión con tu cliente. El impacto de mejorar este factor sólo - mejora la productividad del día y de mi agenda.

  • Puedes tener calidad y cantidad al tiempo. No sé si lo habías considerado, pero la cantidad de sesiones y tiempo de duración de las mismas impacta el costo del servicio. Yo tenía que moverme largas distancias para poder llegar al encuentro de mis clientes y esta inversión lo consideraba en mis honorarios. ¡No tenia otra fuente así que era mi única manera de hacerlo! ¿Resultado? servicio más costoso y menos clientes con la capacidad de contratarme. Este escenario unido a los retos que enfrentaba en mi vida en aquel momento me forzó a cambiar de estrategia.


¿Qué hacer? ¡Me fuí virtual! Algo radical para mí, porque hasta el momento todo era presencial. Brincando al final, como resultado de esa transición pude ajustar mis honorarios, tengo más tiempo disponible y mi base de clientes aumentó ridículamente. Impulsé mi práctica con tres clientes nuevos cada dos meses y la mayoría renovando contrato cada tres meses. ¡Sí! yo también me asombré considerando que lo que hice fué un cambio de estrategia sobre el manejo de mis sesiones.


Decidí dejar de viajar y manejar todo desde mi centro de comando: mi oficina-hogar. Con ayuda de mi esposo habilité un cuarto en mi casa y lo convertí en oficina. Desde ahí hago todos los inventos que hacen posible que la fortuna de mi vida empresarial y mi vida familiar- se relacionen en armonía.



Cómo manejar sesiones por teléfono.


Aquí es donde hablamos de los detalles que te comentaba al principio. Vamos sobre ellas. Para manejar sesiones por teléfono necesitas diseñar 3 áreas:

  1. Tu espacio.

  2. Tu preparación.

  3. Tus llamadas.


1| Tu espacio.


Diseña tu espacio para ganar y entregar calidad. Manejar una sesión por teléfono es un gran reto para un coach porque no puede obtener información por fuentes visuales- sólo depende de su habilidad de escuchar y su intuición. Por lo que necesitas un lugar apropiado para concentrarte, conectar con tu cliente a un nivel que ellos piensen que tienes una cámara escondida.


2| Tu preparación.


Porque la sesión sea vía telefónica no significa que vas a improvisar. Créeme que cuando estamos preparados se nota y cuando no lo estamos también. Nuestro cliente también escucha y también tiene intuición. No prepararnos para una sesión es enviarle a nuestro cliente el mensaje equivocado. ¡Necesitas estar listo/a para manejar presente cualquier agenda que tu cliente traiga a la llamada!


Lo que necesitas para tu sesión:

  • Teléfono de línea o celular.

  • Espacio limpio y agradable.

  • Jornal de apuntes y bolígrafo.

  • Lugar cómodo para recibir la llamada (tu escritorio, tu silla de reflexión, etc).

  • Listado de preguntas claves especialmente en tu sesión inicial ó si es la primera sesión de la jornada de coaching.

  • hoja del coach donde registras la información de mayor relevancia en la sesión.


15 minutos previo a la llamada siéntate a organizar tus pensamientos.

  • Enfoca tu pensamiento en el objetivo de cada llamada.

  • Relájate. No es el momento de pensar en que tienes que arreglar la plomería de la cocina. Es el momento de conexión y paz para que tu sesión se desarrolle en tierra fértil.

  • Escribe todo lo que no debes olvidar comunicar o cuestionar durante la llamada.

  • Coloca todo lo que necesitas a tu alcance,

  • Ten un reloj a la vista para mantener tu llamada en integridad con el tiempo establecido.

  • Utiliza audífonos. Mantén la voz de tu cliente en tus oídos y no permitas distracciones. Colocar el teléfono en altavoz o sostenerlo por 30 minutos o toda un hora limita tu movilidad.

  • Utiliza buena iluminación en el área que ocupas y en especial en el ángulo que tomas tus notas. Luz blanca es mucho mejor que la luz amarilla. Si puedes utilizar una lámpara portátil para iluminarte mucho mejor.

  • Una vez finalizas la llamada, invierte cinco minutos en organizar tus apuntes, organizar el seguimiento que necesitas hacer a tu cliente entre esa y la próxima cita- y establecer los objetivos de la próxima llamada en calendario.

  • (Opcional) eMail Coaching - puedes integrar ofrecer coaching vía email aparte de las sesiones vía telefónica. Esto hace tu paquete de ofrecimiento más robusto añadiendo opciones y valor a tu estrategia de apoyo para tus clientes.



Durante la llamada:

Limpia tu itinerario de otras posibles llamadas que puedan desenfocarte en la segunda línea. Haz todo lo que esté en tu poder para no tener interrupciones.


Igual que en cualquier sesión de coaching presencial, en las sesiones por teléfono necesitas ser estratégico/a durante la conversación. Tiempo es un factor importante que juega a nuestro favor cuando sabemos mantener el control de la llamada. El buen manejo de tiempo en tu llamada de coaching te apoya a:

  • ser asertivo/a - (en tus preguntas).

  • eliminar el drama - manejo de opciones y responsabilidad.

  • ser específico/a - para mayor claridad en la agenda y las expectativas de la sesión.

Crecimiento y monitoreo es la prioridad; no hay tiempo que perder en temas que no apoyan el desarrollo de nuestro cliente. Si te han equipado con información para estructurar tus sesiones en tu capacitación como coach- utilizalo para elevar productividad. Dejarte llevar por los pasos de coaching para llevar estructura en tus sesiones te apoya grandemente.


3| Tus Sesiones en cada llamada.


Una llamada de coaching saludable puede tener una duración de 30 a 60 minutos cada una. Por todo ese tiempo la comunicación verbal será el único medio de adquirir información y conectar con tu cliente. Esto significa que no hay tiempo para distraerte ni errar en áreas que se supone que sea tu fortaleza como coach. De modo que necesitas preparar adecuadamente a tu cliente para óptimos resultados.


Para que tus sesiones de coaching sea un éxito tu cliente necesita estar tan preparado/a como tú para tenerla.

Tus llamadas se nutren de información y participación de parte de tu cliente. Si tu cliente no tiene claro su rol, la efectividad de la sesión y la productividad del proceso se verá en alto riesgo de fracasar.


Para evitar esto necesitas crear recursos que apoyen a tu cliente a prepararse. Esto es parte de nuestro rol como coaches: preparar a nuestros clientes para el proceso que va a iniciar. Ellos no saben lo que vien; ¡tú sí! Es tu deber preparar el terreno para una corrida sin faltas técnicas.


De modo que antes de iniciar la aventura del proceso de coaching, necesitas crear recursos de apoyo. Documentos que comuniquen a tu cliente (como en tu paquete de bienvenida)- todo lo que necesita saber sobre su rol en esta relación coach-coachee para que se lleve lo mejor de cada sesión.

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¿Cómo debes preparar a tu cliente exactamente?


Enfócate en todo lo que el proceso necesita para que fluya sin mayores sorpresas. Aquí algunos puntos claves:

  • manera de participación del cliente

  • nivel de apertura al proceso

  • honestidad 100%

  • comunicación responsable

  • confianza

  • preparación para cada sesión

  • acción consistente

  • metas y objetivos

  • expectativas

  • puntualidad

Asegúrate cubrir todas las bases de esta lista (más todas las que consideres necesarias) para que tu cliente tenga claro lo que es esperado de el/ella en el proceso.


Básicamente una sesión de coaching por teléfono se nutre de:

  1. Buen manejo del tiempo /control de la llamada..

  2. Buena preparación de tu cliente.

  3. Buena preparación personal.

Esto es lo que sé: manejar mis sesiones por teléfono como método primario me abrió toda una nueva gama de opciones que hoy me habilitan a tener más clientes dentro y fuera de mi país. Amaestra esas tres áreas y estará todo bien. Especialmente si trabajas de forma virtual, esta es una opción perfecta para ti.


XX,




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